(Post publicat, originalment, al blog del postgrau en Gestió de Projectes TIC, http://www.gestionproyectostic.com. Disculpeu l’extensió de l’article, però crec que el contingut s’ho merexi i espero que us sigui d’interès).
Esta mañana he tenido la ocasión de participar en una acción de formación sobre las metodologías TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) del CTTI (Centro de Telecomunicaciones y Tecnologías de la Información) de la Generalitat de Catalunya, organizada bajo el paraguas del programa TIC.cat (www.tic.cat).
Uno de los ámbitos de actuación de este programa (cuyo objetivo es fomentar y reforzar el tejido empresarial TIC) es la formación, tanto la oficial (de diferentes fabricantes, como Microsoft) o de organismos (como el PMI, www.pmi.org), como la ‘no oficial’ compartiendo experiencias de diferentes empresas, organizando jornadas de divulgación entre los profesionales y las empresas, como las que se han organizado en diferentes ciudades (como por ejemplo, en Igualada, de la mano de TICAnoia, www.ticanoia.cat) o la que se organizaba esta mañana, en Barcelona.
La sesión, impartida por diferentes profesionales del CTTI, ha cubierto, esta mañana, su metodología de gestión de proyectos (ESPRIT – Ejecución y Seguimiento de Proyectos de Informática y Telecomunicaciones) y su metodología de desarrollo y gestión de la calidad (MAQdsi).
El próximo miércoles, 17 de febrero, la sesión girará alrededor de otra metodología, en este caso de gestión de las TI: ITIL.
Quisera compartir con vosotros algunas de las ideas, conceptos y conocimientos presentados en la sesión.
En la introducción de la sesión nos han presentado los diferentes “Frameworks” de referencia del CTTI:
- Gestión de Proyectos: Six Sigma, Metodología ESPRIT
- Gestión de Servicios TIC: ITIL
- Desarrollo de Aplicaciones: CMMI SW, ISO9126:2003, metodología de pruebas
- Desarrollo de Servicios: ITIL e ITSQC
- Auditoria y Controles de Sistemas, Seguridad y Directrices Europeas LOPD: ISO(IEC/UNE 17799:2005,, UNE 71502 e ISO 27000, COBIT, Sistema de Gestión de Segureidad de la Información
- Mejora Contínua: Six Sigma
A nivel de los principales roles destacan 3 principales: el Director de Área TIC, el Gestor de Proyectos y el Gestor de Tecnología.
La primera metodología presentada ha sido ESPRIT, muy alineada con Six Sigma, y como marco de referencia para la Gestión de Proyectos.
El ponente nos ha introducido la filosofía de Six Sigma: aprovechar la desviación estandar de un proceso para definir su capacidad para operar dentro de las especificaciones o sin defectos, y poder operar un 99,9997% de los casos dentro de las especificaciones.
Para ello ha hecho una comparación en el mundo entre 3Sigma y 6Sigma, remarcando que la mayoría de empresas se situan en 3 y 4 sigma.
6Sigma define una manera organizada y disciplinada de abordar la mejora contínua de procesos de negocio (procesos, cliente -sólo el cliente determina lo que es aceptable- y variación) y propone dos metodologías:
- DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control)
- DFSS (Design for Six Sigma).
A continuación, nos han presentado el ciclo de vida (etapas, actividades, hitos y entregables) de los proyectos según esta metodología
Las principales fases, actividades e hitos son:
- Pre-proyecto
- Definir oportunidad
- Necesidades definidas
- Proyecto definido
- Promotor y financiación
- PD0 (Luz verde al proyecto)
- Proyecto
- Identificar RCCs y Seleccionar Proveedor
- Traducir necesidades del cliente en requisitos
- PD1 (Necesidades validadas y proveedor seleccionado)
- Diseño Conceptual
- Diseño funcional
- Diseño técnico
- Estructura de gestión
- PD2 (Diseño validado y congelado)
- Desarrollo y Piloto
- Desarrollo
- Pruebas
- Piloto
- Documentación
- PD3 (Servicio validado)
- Implantación
- Formación y despliegue
- Transferencia a explotación
- Aceptación final
- PD4 (Servicio en producción)
- Post-Proyecto
- Control
- Validación de los requisitos
- PD5 (Cierre del proyecto)
Disculpad que no replique la lista de entregables, pero era extensa y no aporta mucho valor al post.
Remarco algunas de las ideas que nos compartía el ponente:
- La comunicación es clave entre el Comité de Dirección (Cliente – Negocio) y el Equipo de Proyecto (Proveedor – Tecnologia).
- Es imprescindible definir unas fases y puntos de decisión del negocio.
- Hay que mantener el proyecto muy cerca del cliente.
- Identificación y gestión, rigurosa, de los riesgos.
- Hay que cuantificar todo lo que es cuantificable en el proyecto (progreso, riesgos,…).
- Las áreas clavee de actuación en la ejecución de proyectos son los procesos, la tecnología y las personas.
- En cada fase hay que validar que vamos cumpliendo los requisitos de negocio definidos en la primera etapa.
- El seguimiento ‘visual’ como semáforo (gris, rojo, amarillo, verde) facilita el rápido seguimiento y visión del estado de cada uno de los entregables del proyecto.
- En cada reunión de punto de decisión hay que revisar los entregables, riesgos y estado del proyecto.
- Las fases PD0 y PD1 son las más importantes.
- Los riesgos que no se aborden o los entregables incompletos comprometen seriosamente el resto del proyecto.
- Los puntos de decisión (hitos – PDx) requieren de una importane dedicación de los jefes de proyecto y la participación activa del comité de dirección.
- Sólo el cliente determina si se han cubierto las necesidades y requisitos definidos.
- Hay que considerar las necesidades de los diferentes stakeholders
- Departamento / promotor
- Usuarios
- Ciudadanos
- Otros grupos de interés
- La “Voz del Cliente” (VdC) lleva a “Requisitos” (RCCs) medibles que se puede monitorizar y mejorar.
- Las necesidades (RCC) son la referencia para todo el proyecto
- RCCs y objetivos –> Cuadros de Mando –> Validación –> Riesgos
- Si bien el ROI es importante, hay proyectos con justificación no financiera.
- Los cuadros de mando mantienen el proyecto centrado en los objetivos, permiten evaluar de forma objetiva si estamos cumpliendo los objetivos y adecuación a los RCCs y nos ayudan a comunicar.
- El proveedor ejecutará la mayor parte de las tareas y entregables de las fases PD2 a PD4.
- El proyecto es del cliente.
- En muchas ocasiones, la mayoría de los esfuerzos se destinan a los aspectos técnicos del proyecto, olvidando el lado humano de los cambios (¿cómo ayudar a realizar el cambio en las que personas que tendrán que modificar la manera de hacer las cosas?)
En esta presentación, el ponente ha puesto un énfasis importante en la Gestión de los Riesgos, definiendo qué es un riesgo y qué es la gestión de riesgos
Nos detalló diferentes fuentes de riesgo:
- Factores de complejidad / riesgo
- Experiencia, lecciones aprendidas
- Hipótesis
- Entregables no completos o donde no se han identifcado riesgos
Y, también, compartió con nosotros las técnicas de valorización de los riesgos y nos mostró un ejemplo de ficha de seguimiento con los principales apartados:
- Entregables ESPRIT
- Riesgos principales
- Tareas realizadas en el último período
- Tareas a realizar en el próximo período
A nivel de definición de la estructura de gestión del proyecto (Promotor, Comité de Dirección, Comité de Seguimiento, Gestión del Proyecto) detalló quién asume cada uno de estos roles según si el proyecto es corporativo, departamental,…
Finalmente, a nivel de Gestión del Cambio, destacó la “fórmula”
- Resultados = Calidad de la Solución x Aceptación
La segunda parte de la sesión se focalizó en la metodología MAQdsi (Marco de Aseguramiento de la Calidad para el desarrollo de Sistemas de Información), muy vinculada a la metodología ESPRIT, presentada anteriormente y basada en Metrica 3.
El ponente nos ha presentado el mapa de líneas de actuación y entregables en este desarrollo de proyectos, diferenciando las etapas y actividades de Diseño, Construcción y Despliegue a Producción (PD2 a PD4), de las actividades propias de la Gestión de la Calidad y Pruebas (PD0 a PD4).
A nivel de organización del equipo de desarrollo, los roles previstos son:
- Comité de Seguimiento
- Jefe de Proyecto (proveedor)
- Analista
- Arquitecto (pieza muy clave,, según el CTTI)
- Desarrollador
Y a nivel de los roles específicos para los procesos de calidad y pruebas:
- Resposable AQ
- Ingeniero AQ
- Ingeniero de Pruebas
A continuación se presentaron las principales actividades de cada una de las etapas y sus entregables, que me ahorro de repetir en este post. Cómo apuntaba el ponente, está basada en Metrica, por lo que estos documentos de referencia son muy parecidos a los presentados en la sesión.
También remarcó la importancia de usar un sistema de notación (UML en este caso) y apuntaba que “… un SSII no debería tener más de 30 casos de uso…”. También remarcaba que los actores pueden ser tanto ‘usuarios’ como sistemas externos y que estos casos de uso son no técnicos, por lo que no debería haber referencia técnicas; y la importancia de la definición de las interfaces de usuario (pantallas, documentos de salida, resultados,…)
Importante, también, entrando en materia, la diferencia entre el Diseño Funcional y el Técnico de un Proyecto.
- Diseño Funcional:
- Especificación detallada del SSII que sirva de base para el diseño del sistema
- Participación activa de los usuarios. Diseño de prototipos.
- Diseño técnico:
- Definición de la arquitectura del sistema y entorno tecnológico que le dará soporte
- Especificación detallada de los componentes
En el primer caso (diseño funcional), no se tiene en cuenta la plataforma tecnológica del futuro Sistema de Información.
Y es en el diseño técnico cuando tenemos que definir la plataforma de desarrollo (J2EE, .NET,…), servidores (SO, SGBD, Servidores de Aplicaciones,…). Y muy importante el definir cómo se van a gestionar las excepciones del futuro SSII.
Referente a las actividades propias de la Gestión de la Calidad y Pruebas (PD0 a PD4), apunto algunos aspectos importantes:
- Definición de la estrategia de pruebas
- Verificación de requisitos
- Planificar el aseguramiento de la calidad y las pruebas
Comentar que el CTTI trabaja con la herramienta PPM de HP, con desarrollo orientado a objetos y sistemas gestores de bases de datos relacionales, entre otras.
Quisiera remarcar que, tanto desde mi visión como profesional de las TIC (actualmente como miembro del Centro de Innovación en Productividad, www.centroproductividad.es) como, también, desde mi visión como profesor asociado universitario en “Gestión de Proyectos y Sistemas de Información” y director del postgrado en Gestión de Proyectos TIC (www.gestionproyectostic.com), la sesión ha sido muy interesante y de un alto nivel didático.
Espero que el contenido del post sea de vuestro interés
Ramon Costa
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