2020/09/18

Recomendaciones y buenas prácticas (comunicación, reuniones virtuales y colaboración) para un nuevo mundo del trabajo

Ayer jueves, 18 de septiembre, tuve ocasión de participar en un conjunto de sesiones de trabajo (charlas, talleres...) en el evento anual de una compañía (cuyo nombre he obviado, por temas de discreción) y en que llevé a cabo una ponencia sobre "Buenas prácticas y consejos para una nueva forma de trabajar".

He anonimizado el material de apoyo la charla y lo he compartido "online" por si pudiera ser de interés.

En ella se incluyen recomendaciones y algunos trucos sobre aspectos para mejorar las comunicaciones, reuniones virtuales y colaboración, a partir del uso de la plataforma de Office 365, el entorno de trabajo de esa compañía.


Confío que pueda ser de utilidad.



2020/09/13

Sobre la Transformación Digital (un breve resumen "personal")

La 3ª Revolución Industrial

En la segunda mitad del siglo XX, asistimos a la incorporación de la “Informática” y las “Tecnologías de la Información y Comunicación” (TIC) en las organizaciones, pero también en la sociedad, en los hogares, las escuelas y en el día a día de las personas.

Este conjunto de herramientas estaba orientada a soportar los procesos empresariales, facilitar su automatización y gestionar las transacciones y datos que manejan las compañías para poder analizar esta información y apoyar los directivos en la toma de decisiones.

Las empresas adoptaron los Sistemas de Gestión Empresarial (ERPs) y sus variantes en el área de la gestión de los clientes (CRMs) o de la logística y distribución (SCMs), entre otras.

Poco a poco se incorporaron herramientas de flujo de trabajo y espacios para facilitar la comunicación y colaboración entre los profesionales, internos y externos de la organización (Workflows, Intranets, Extranets…).

 

Los empleados adoptaron, en su día a día, las herramientas “ofimáticas” para la gestión de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, toma de notas digitales y aplicaciones para el soporte al diseño de productos (CAD), entre otras.

También asistimos a la robotización de los procesos industriales y a los sistemas de control y supervisión de estos procesos industriales a distancia (los sistemas SCADA).

Y todo ello combinado con la irrupción de Internet, el Comercio Electrónico y las Redes Sociales, que transformaron la manera de acceder a la información y los contenidos, a cómo llevamos a cabo las compras y adquisiciones de productos y cómo nos comunicamos y relacionamos con nuestro entorno.

Todas estas tecnologías y herramientas conllevaron innovaciones disruptivas que cambiaron la manera de trabajar y/o vivir. Asistimos a la llamada “3ª Revolución Industrial”, y que bautizamos como la “Digitalización de los Procesos”.

La 4ª Revolución Industrial

Desde hace ya varios años, podemos afirmar que estamos de lleno en la “4a Revolución Industrial” conocida también como "Revolución Digital” o “Industria 4.0".

Esta 4ª Revolución Industrial está caracterizada por el uso masivo de esas “nuevas tecnologías” (Internet, Comercio Electrónico. Redes Sociales…), pero también por la adopción de los dispositivos móviles en nuestro día a día y por la incorporación y explotación de un conjunto de tecnologías digitales como el Cloud Computing, la Realidad Virtual y la Realidad Aumentada, el BigData, la Inteligencia Artificial (IA), el Internet de las Cosas (IoT) y el Blockchain, como algunos de estos ejemplos.

  

Pero no solo se basa en la incorporación de las tecnologías digitales. 

Está marcada por la convergencia de los sistemas digitales, físicos y biológicos, con ejemplos como los Vehículos Aéreos no Tripulados (drones), la incorporación de nuevos materiales avanzados (como el grafeno), los avances en genética, la fabricación aditiva (Impresión 3D), los vehículos autónomos y casi autónomos o la aplicación de nuevas energíaa renovables como algunos ejemplos.

Todas estas innovaciones disruptivas están provocando cambios en cómo las personas se comunican y colaboran, cómo consumen la información y los contenidos multimedia, cómo adquieren bienes y servicios y los consumen (Uso vs Compra…), cómo se forman (eLearning…), cómo se desplazan, …

Están cambiando los modelos económicos y financieros (Crowdsourcing, monedas virtuales…) y los modelos de negocio, se modifican y aparecen nuevas profesiones, nuevos modelos y metodologías de trabajo y evolucionan procesos organizativos (Equipos distribuidos, Teletrabajo…).

Los clientes y usuarios tienen nuevas expectativas en cómo relacionarse con sus compañías (Omnicanalidad…).

La legislación debe adaptarse a todos estos nuevos comportamientos y nuevas tecnologías y herramientas (RGPD, el derecho a la desconexión digital, la ley del Teletrabajo…).

Aparecen nuevos riesgos de fraude y seguridad, relacionados con la gestión de los datos, pero también se detectan nuevas adicciones (Hiperconexión…).

Las tecnologías digitales facilitan la aparición de nuevos modelos de negocio como las economías de plataformas (economía colaborativa, economía bajo demanda, economía gig…) y el desarrollo de empresas tecnológicas que disrumpen entornos de actividad clásicos (Fintech, Proptech, Insurtech, Legaltech…).

La Transformación Digital de las Organizaciones

Todos estos cambios se enmarcan en lo que se conoce como la “Disrupción Digital” y que impacta a cualquier sector de actividad (Banca y Finanzas, Telecomunicaciones, Distribución, Servicios, Educación...).

Ante este contexto, entorno y economía digital, las organizaciones tienen que transformarse para adaptarse a esta “disrupción digital”.

A esta transformación le llamamos la “Transformación Digital” y puede abarcar:

  • la redefinición de la estrategia de la empresa
  • la modificación o incorporación de sus nuevos modelos de negocio
  • el diseño y desarrollo de nuevos productos y servicios
  • el rediseño de sus procesos de trabajo, tanto productivos como organizativos y de gestión
  • la puesta en marcha de nuevas tecnologías
  • el desarrollo de las competencias y habilidades digitales
  • y, por supuesto, el cambio cultural asociado.

En resumen, ante este contexto digital las empresas tienen que "transformarse digitalmente" para adaptarse.

2020/08/12

Infraestructura y equipos para dinamizar una sesión de formación online en tiempo real

Llevar a cabo una formación online "síncrona" de manera efectiva y eficiente no es fácil.

Como tampoco lo es, por supuesto, en modalidad "presencial".


Cada modalidad requiere de un conjunto de habilidades, técnicas y buenas prácticas asociadas para facilitar el proceso de aprendizaje del grupo.


En esta ocasión voy a centrarme  en uno de los aspectos básicos para dinamizar una sesión de formación en "remoto": la infraestructura y tecnología de apoyo para el formador.


No voy a revisar, en este post, las diferentes plataformas de formación virtual (yo uso habitualmente Zoom, Microsoft Teams, Adove Connect, Google Meets,… en función de la institución y empresa destinataria) sino los dispositivos y herramientas necesarias para impartir una sesión de formación síncrona (en tiempo real) con un grupo de participantes en remoto.


Quisiera compartir  unas recomendaciones y consejos, basados tanto en mi experiencia "personal" como formador en la Universidad (FUBManresa/UCC y EUG/UAB) como en la Escuela de Negocios (eada), pero también, y sobre todo, en el ámbito profesional, mío y de mis compañeros en MICProductivity, acompañando y dinamizando sesiones de formación, a través de la red, en procesos de adopción y gestión del cambio.

Y para ello, contaré cómo me organizo en mis sesiones y con qué dispositivos suelo apoyarme.


Permitidme que lo haga a través de una foto de la infraestructura para una "sesión tipo".



 

Conectividad

1.- En primer lugar, por supuesto, necesitamos una buena conexión a internet.
Y aquí, la recomendación para asegurar una buena experiencia de audio, video y compartición de recursos, es disponer de conexión con fibra óptica y, además, con el PC/portátil conectado por cable al router.

2.- También es importante disponer de una segunda conexión (a modo de backup de comunicaciones) por si tuviéramos, durante la sesión, alguna incidencia con la principal.
En mi caso, dispongo de conexión 4G a través de un dispositivo móvil.


PC / Portátil

3.- Se sobreentiende, lógicamente, que tenemos que disponer de un PC / portátil / dispositivo conectado para poder impartir la sesión.
Es una buena práctica, también, tener un segundo dispositivo a punto (backup) para poder conectarnos a la sesión en el caso de que el primero tuviera una incidencia durante la sesión.
En este casi, sin embargo, podemos suplir los inconvenientes derivados de la incidencia y asegurar una mínima continuidad con los participantes con el dispositivo de usuario auxiliar

Monitores


Monitores / Pantallas

4.- Para atender a una sesión de formación online es suficiente con disponer de un monitor, pero para dinamizar e impartir la sesión considero que es imprescindible disponer de dos monitores.
Uno de ellos lo vamos a dedicar a compartir los diferentes recursos (presentación, aplicaciones, esquemas, documentos….) con los participantes. Es decir, es "nuestro proyector" de una sesión "presencial".
El segundo monitor o pantalla nos servirá para gestionar y controlar la sesión / reunión virtual con el chat de los participantes, sus videos, … además de otras aplicaciones secundarias o auxiliares.


Auriculares y micrófono

5.- Si bien cualquier portátil ya dispone de altavoces y micrófono integrado, no suelen aportar una experiencia de suficiente calidad, por lo que es necesario que incorporemos unos auriculares externos (por cable o bluetooth) con cancelación de ruido y buena calidad.
Es más, la recomendación es disponer de dos, unos principales (con bluetooth para tener más margen de maniobra) y unos segundos (de cable) a modo de backup por si los primeros nos fallan durante la sesión: se pierde el bluetooth, se acaba la batería…


Cámara web

6.- Es una sesión de formación online es imprescindible que los participantes nos puedan ver con calidad y nitidez.
Lo más seguro es que nuestro portátil ya tenga una cámara web integrada.
Ahora bien, y tal y como comentaba en el apartado de los auriculares y micrófono, no está de más tener dos, por si acaso.
Y puestos a adquirir una segunda cámara web, elijámosla de alta definición, como cámara principal de la sesión y tengamos la cámara integrada como la segunda de backup


Pizarra

7.- Para poder complementar una experiencia rica de aprendizaje, muy a menudo nos será necesario poder tomar notas, hacer esquemas… y compartirlos con los participantes, en tiempo real.
Hay muchas aplicaciones que se ejecutan en el propio ordenador.
En mi caso, yo acostumbro a utilizar mi iPad, con el lápiz digital y OneNote para las funciones de pizarra. Eso sí, necesitaremos un programa que nos permita mostrar la patalla del iPad en el monitor principal, el que estamos usando para compartir con los asistentes.


Teclado y ratón

8.- Obvio, ¿verdad?. Pero en todo caso, no nos olvidemos de ellos.
Y, a poder ser, un teclado externo (no el integrado en el portátil o PC) para poder tener margen de movimientos.
En todo caso, el teclado externo nos servirá de "backup" del primero.


Dispositivo "participante auxiliar"

9.- La única manera que tenemos de asegurar que los participantes están viendo, de manera correcta, todo aquello que compartimos (presentación, aplicaciones, esquemas, nuestro video…) es verlo, también nosotros, en tiempo real. Así como oir lo que estamos "contando", de manera que identifiquemos posibles retrasos…
De esta manera, nos aseguramos que no haya cortes, que vayamos sincronizados a la hora de hablar, mostrar,…
Y para ello necesitaremos disponer de otro dispositivo (smartphone, tableta,…) conectado a la sesión con otro "usuario" (como una participante más) en donde ver lo que ellos ven y con unos auriculares para oir lo que ellos oyen.
Es cierto que al principio, oirte a ti mismo es "raro" y más con el habitual retraso de 1", pero te acostumbras rápidamente.

 

Finalmente, hay todo una lista de otras recomendaciones "básicas", más allá de los dispositivos como asegurar silencio en el entorno, una luz adecuada, un fondo neutro (lo que los participantes están viendo detrás de nosotros)…

 

Permitidme una imagen final, a modo de resumen.



2020/03/31

Teletrabajo: recomendaciones, buenas prácticas y consejos para la gestión de equipos virtuales

Aprovecho este post para compartir el material de apoyo del webinar sobre "Teletrabajo" que impartí esta mañana, dentro del programa de seminarios online de la escuela de negocios Eada (www.eada.edu) y que hemos organizado dentro del ciclo "Growth Talks EADA: Webinars para comprender la crisis de la Covid-19"

En ella, hago un repaso de diferentes herramientas y aplicaciones para el teletrabajo, recomendaciones práticas para los profesionales que trabajan, puntual o habitualmente, en esta modalidad, además de buenas prácticas para el liderazgo y la gestión de equipos virtuales.

Confío que sea de utilidad



2020/03/15

Recursos de formación y materiales de apoyo sobre "Microsoft Teams"

Estos días, dadas las circunstancias derivadas de la pandemia del COVID-19, se ha incrementado el interés por el uso de las plataformas de colaboración y comunicación para facilitar el trabajo en remoto por parte de las organizaciones y los profesionales.

Entre estas plataformas, una de las más utilizadas y aplicadas, actualmente, es Microsoft Teams (dentro de Microsoft Office 365) que permite el trabajo en equipo y la comunicación y colaboración de los profesionales, a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.


Microsoft dispone de una versión gratuita de Teams y, además, ha activado la opción de poder usar la versión empresarial E1 de manera gratuita durante 6 meses.

He aprovechado para recopilar un conjunto de materiales de apoyo, videos de formación y consejos y recomendaciones del trabajo en equipo "virtual" con este entorno, todos ellos elaborados y compartido por el propio Microsoft.


Los he separado entre los que están en castellano y los de inglés, confiando que puedan ser de interés.

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Recursos, materiales y videos en castellano


Video introducción y visión general sobre Microsoft Teams

¿Cómo obtener y trabajar con la versión gratuita de Microsoft Teams?

¿Cómo obtener una licencia empresarial E1 gratis durante 6 meses, a partir de 2020?

Canal Youtube de Microsoft (en castellano) sobre uso de Microsoft Teams

Lista de videos de introducción a Microsoft Teams

Lista de videos sobre "Reuniones virtuales con Teams"

Colaborar con Office 365 (OneDrive y Teams), con diferentes recursos, enlaces, videos…

Consejos para un trabajo remoto efectivo

Trabajar de forma remota con Office 365 con OneDrive y Teams

Dar soporte para trabajadores remotos con Microsoft Teams



Resources, materials and videos in english


Welcome to Microsoft Teams (video)

Microsoft Teams Quick Start Guide (PDF)

Microsoft Youtube channel: Microsoft Teams Training (videos)

Webinar (30') "Master working from home with Microsoft Teams", with different edtions during March 2020

Meetings in Teams (list of videos)

4 Tips for working from home with Microsoft Teams

Microsoft Teams Blog




2020/03/14

Guías rápidas de trabajo con Teams, OneDrive, Skype y Planner

Dentro de los servicios de "Adopción y Gestión del Cambio" (AGC) de nuestra compañía, MICProductivity, que ofrecemos a nuestros clientes para facilitar la incorporación y uso del entorno Microsoft Office 365 está la elaboración de materiales de apoyo: guías rápids, tips & tricks, faqs, videos, tutoriales,... adaptados al entorno 'particular' de la organización.

Dadas las circunstancias en las que nos encontramos (COVID-19), con muchas organizaciones incorporando estas herramientas en su día a día, de manera urgente, para facilitar el trabajo en remoto de sus organizaciones, hemos decidido compartir desde nuestros canales corporativos, diferentes guías rápidas sobre Teams, Planner, OneDrive y Skype Empresarial.

Y aprovecho mi blog personal/profesional, también, para compartirlas.

Espero que sean de interés y puedan ser útiles

Trabajo en equipo (colaboración y comunicación) con Teams (MICProductivity)
Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y aplicación de Microsoft Teams para el trabajo en equipo, la colaboración y comunicación a través de este entorno: espacios de proyectos, archivos online, mensajería instantánea, audio y videoconferencias, reuniones virtuales…


Comunicaciones eficaces con Skype empresarial (MICProductivity) 
Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y trabajo con Skype Empresarial para la colaboración y comunicación a través de este entorno: mensajería instantánea, audio y videoconferencias, reuniones virtuales…


Gestión de tareas y proyectos online con Planner (MICProductivity) 
Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y aplicación de Microsoft Planner para el trabajo en equipo, la colaboración y comunicación alrededor de las tareas de proyectos y grupos


Gestión de documentos online con OneDrive (MICProductivity) 
Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y aplicación de Microsoft OneDrive para el almacenamiento, edición online, compartición y gestión de los documentos y archivos de trabajo personal/profesional en las organizaciones