Darrera sessió de PGPSI (Planificació i Gestió de Projectes i Sistemes Informàtics), el passat dijous, 27 de maig.
I per concloure el curs, vam comptar amb una xerrada-presentació de l’Eva López, del CTM i membre de la Junta Directiva del PMI Barcelona, qui ens va fer una introducció i repàs del PMBOK i dels seus processos i àrees de coneixement i ens va presentar un cas pràctic d’aplicació en la gestió del projecte CENIT VERDE.
La presentació va ser una bona cloenda del curs, ja que ens va ajudar a repassar tots els aspectes que hem vist durant el quadrimestre.
Finalment, a l’última part de la sessió vaig aprofitar per a fer un repàs dels diferents aspectes que hem anat treballant durant el curs i que ens va servir per tenir una visió global i de síntesi.
Penúltima classe del PGPSI d’aquest curs acadèmic.
Si en l’anterior sessió vam comptar amb la presentació/ponència del Jordi León, del CTTI (resum), aquest dijous passat, vam tenir la conferència de l’Albert Riba, Director Comercial de Kinetical (www.kinetical.com).
L’Albert, actiu blocaire, també (www.albertriba.com), ens va parlar tant de l’experiència d’emprendre un nou projecte empresarial (Kinetical) com també de la necessitat que tot projecte contempli la venda interna, o gestió del canvi, per part dels futurs usuaris del nous sistema d’informació.
Per exemplificar aquest darrer punt, en va presentar algunes de les accions de gestió del canvi adoptades per INDO en la incorporació de la nova aplicació de suport als seus venedors, basada en tecnologia TabletPCs.
Podeu consultar una breu descripció d’aquest projecte,en aquest link: Veure.
També podeu saber una mica mes de Kinetical en aquest document que adjunto.
Finalment, la segona part de la sessió, la vam dedicar a acabar d’estudiar el cas d’implantació d’un nou sistema de pagament en un estadi de futbol, on vam poder comprovar la importància d’una bona definició de l’abast en un projecte i la delimitació de les responsabilitats, en el mateix.
Ahir, dijous, vam tenir l’ocasió de compartir, a la sessió de l’assignatura de Planificació i Gestió de Projectes i Sistemes Informàtics, a la Facultat d’Informàtica de Barcelona (www.fib.upc.edu) de la primera de les 3 conferències que durem a terme en la recta final del quadrimestre.
En aquest cas, el conferenciant va ser en Jordi Leon, del Centre de Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació, de la Generalitat de Catalunya, qui ens va presentar la metodologia de Gestió de Projectes del Centre i que s’aplica, de manera transversal, a tots els departaments de la Generalitat.
Se’m fa difícil resumir algun aspecte de la presentació del Jordi, per la qual cosa us convido a revisar la seva presentació que publico a continuació.
En la darrera sessió de PGPSI ens vam centrar en la Gestió de les Comunicacions en un Projecte.
Per això, vam revisar, primer de tot, els principals processos que el PMBOK planteja que cal seguir, durant la planificació, execució i seguiment i control del projecte:
Elaborar el Pla de Gestió de la Comunicació
Distribuïr la Informació
Gestionar de les expectatives dels Stakeholders
Elaborar els Informes de Rendiment
Per a poder concretar el resultat de planificar les comunicacions en un projecte, vam estar avaluant dos exemples de Plans de Comunicació i les seves seccions i contingut.
Sabeu de recursos a la web on puguem trobar altres exemples de Plan de Comunicació?
A continuació, vam fer un repàs de les tecnologies i eines de comunicació que es poden utilitzar en un projecte, destacant, per exemple, les eines web 2.0 (blogs i wikis) com a suport a la col·laboració, el treball en equip i la comunicació entre els membres de l’equip.
Enumero el llistat d’eines i tecnologies que vam identificar, entre tots:
Repositori online per compartir docs/arxius (DropBox)
Blog
Wiki
Newsletters
Telèfon fix/mòbil
Correu electrònic i llistes de distribució
Àudio/vídeo conferència
Eina de gestió de ‘tickets’ (incidències, tasques, assignacions,...): trac, mantis, jira,...
La setena sessió de classe de PGPSI d’aquest semestre va cobrir, ahir, els aspectes relacionats amb la Gestió del Risc/Riscs en un projecte.
Per la qual cosa, vam revisar els 6 processos que el PMBOK proposa que un cap de projectes (i el seu equip) apliqui durant la planificació i el control del projecte:
Planificació
Pla de Gestió del risc
Identificació dels riscs
Anàlisi qualitatiu dels riscs
Anàlisi quantitatiu dels riscs
Planificació de les respostes als riscs
Control i Seguiment
Monitorització i evaluació dels riscs
A mes, tal i com comentàvem, algunes metodologies com el MSF (Microsoft Solutions Framerwork) proposen que a l’inici del projecte (Envisioning) ja es dugui a terme una avaluació del risc del projecte.
Aquesta avaluació també es sol dur a terme durant el pre-projecte o definició del mateix, per exemple.
Com a cas exemple vam veure una eina ‘real’ d’avaluació del risc d’un project atenent a un conjunt de fonts de risc (origens).
També havíem vist una altra manera d’avaluar el risc d’un projecte durant la confecció del seu Business Plan, en la Gestió de la Cartera de Projectes, fent servir el Microsoft Project Portfolio Server.
Coneixeu metodologies de gestió del risc?
En teniu d’identificades? Sabeu de llocs web on puguem treure mes informació al respecte?
La sessió d’avui de l’assignatura s’ha centrat en la gestió de l’equip de treball d’un projecte.
Hem revisat els diferents processos a tenir en compte tant a l’inici com a la planificació del projecte, referent a aquest àmbit i hem comentat diferents tècniques a utilitzar:
Identificació dels stakeholders i l’equip clau del projecte, a l’inici
La definició dels rols necessaris en el projecte
La definició de l’organigrama de treball
L’elaboració de la Matriu d’Assignació de Responsabilitats
Hem vist diferents exemples d’aquestes tècniques i, en especial, hem revisat els models de ‘Clústers de Rols’ que proposa el Microsoft Solutions Framework:
Product Management
Programa Management
User Experience
Development
Test
Release Management
I de cadascun d’ells, hem comentat la seva orientació i les principals tasques i ho hem contrastat amb la definició, mes ‘clàssica’, de perfils de la metodologia Metrica.
Coneixeu recursos on s’especifiquin rols de treballs de projectes TIC?
Quins rols hi ha definits a les empreses on treballeu vosaltres?
Finalment, hem estat comentat els aspectes centrats en la direcció de persones i equips de treball:
Les claus d’un equip eficaç
El cicle de vida d’un equip
…
I hem comentat exemples, revisant l’exemple d’un equip de ‘vela’
Finalment, i lligat, amb les principals claus d’un equip eficaç, hem fet l’exercici de valorar (individualment i en equip) aquestes, amb el següent resultat::
Després del parèntesi de tres setmanes, dijous passat vam seguir amb les sessions de ‘teoria’ de l’assignatura.
D’entrada, vam seguir veient els aspectes a considerar quan analitzem les necessitats de l’empresa/organització/negoci per a la definició del projecte o del ‘Business Case’.
Als aspectes ja treballats a l’anterior sessió (anàlisi de l’empresa i de l’entorn, requisits del negoci/departament, la contribució del projecte als objectius estratègics de l’organització, la cadena de valor i l’impacte que hi tindrà el projecte,…) cal sumar-hi:
L’estructura organitzativa de l’empresa
Els diferents cicles de vida (de l’equip de treball que plantegem, de la tecnologia a implantar o inclús de la maduresa de la nostra organització)
La metodologia que ens plantegem seguir
La definició dels ‘stakeholders’ del projecte
L’avaluació del risc del projecte
…
Amb tota aquesta informació podrem definir el Business Case que, posteriorment, podrem utilitzar en la fase de definició del projecte (pre-projecte, oferta,…) i també per a l’elaboració del Project Charter.
A partir d’aquí, ens hem centrat en els processos de la gestió de l’abast i el temps d’un projecte.
Hem vist exemples de documents de Project Charter i Definició Preliminar de l’Abast del Projecte i hem revisat els diferents elements a contemplar en aquests documents (o document, doncs a vegades, és un únic document):
Cap de projectes i responsabilitat i autoritat
Principals stakeholders i la seva responsabilitat
Objectius del projecte i producte a desenvolupar
Restriccions (temporals, de cost, de qualitat, de recursos,…) i supòsits
Relació amb les necessitats de negoci (Business Case, Business Plan,…)
Estimació de calendari i pressupost
Aproximació d’assegurament de la qualitat del projecte
….
i sobretot, aprovació formal del projecte
El contingut i apartats d’aquests documents varia, com hem vist, en funció de les organitzacions, però el seu objectiu és sempre el mateix: “Autoritzar l’inici del projecte i recollir les principals informacions relacionades amb ell”.
Coneixeu de models i exemples de project charter?
Com ho feu a les organitzacions on treballeu?
A continuació hem entrat en la planificació de l’abast i hem comentat la tècnica del “Work Breakdown Structure (WBS)” o “Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT)” i hem contrastat diferents exemples del PMI.
I per treballar la tècnica, hem fet l’exercici de planificar l’abast de la planificació d’un Congrès, en el nostre cas, de la ‘Jove Cambra Internacional’.
A l’útima hora de classe, hem revisat els principals processos en la planificació del temps: llista d’activitats, definició de les dependències i ordre d’execució, l’estimació de l’esforç i la concreció de tota aquesta informació en un diagrama de Gantt, identificant el camí crític, marges de demora,…
Després de fer un repàs als aspectes treballats a la darrera sessió (cicle de vida, metodologia, MSFT Process Model), hem revisat els 5 moments en la gestió d’un projecte (Inici, Planificació, Execució, Control i Seguiment i Tancament) i com encaixen amb el cicle de vida.
També hem revisat, a continuació, un exercici d’identificació de tots els elements i aspectes a definir, planificar i gestionar en un projecte i hem repassat com el PMI (a través del PMBOK) els agrupa en els nou àmbits o àrees de coneixement (Abast, Temps, Equip, Costos, Tercers, Riscs, Comunicació, Qualitat i Integració).
A nivell de processos, hem revisat els principals processos en la gestió de la integració d'un projecte:
Desenvolupar el Project Charter
Desenvoluper el Pla de Gestió del Projecte
Dirigir i gestionar l’execució del projecte
Monitoritzar i controlar el treball del projecte
Dur a terme un control de canvis integrat
Tancar el projecte
La segona hora de la classe s’ha centrat en la definició del Pre-Projecte o ‘Business Case’ i per exemplificar el contingut d’aquest document de deficinió, hem fet una ullada a l’eina Microsoft Project Portfolio i, en concret, a la part de ‘Builder’ (construcció del ‘business case’) i 'Optimizer' (evaluació i selecció de projectes).
Sabeu si a les empreses on esteu treballant utilitzen alguna metodologia de gestió de cartera de projectes?
Finalment, el resultat d’aquest anàlisi i definició del projecte, ens ha de servir per a poder elaborar el ‘Project Charter’ o document d’inici de projecte.
Podeu accedir a diferents recursos a Internet, per obtenir models de Project Charter
Coneixeu d’altres recursos web on hi hagi exemples de plantilles de Project Chartes o Business Case?
Finalment, hem fet un exercici per a repassar alguns dels aspectes relacionats amb la gestió de projectes i amb les responsabilitats del Cap de Projectes.
En aquesta primera classe de laboratori el que hem fet, bàsicament, és un tomb per l'eina, per tal de veure les diferents funcionalitats i aplicacions que porta (vistes, taules, assignacion,…).
Project permet gestionar tasques-activitats, recursos i les assignacions (recursos-tasques).
Partint d'un projecte ja creat, hem revisat les diferents vistes disponibles per a gestionar aquests tipus d’informació (Diagrama de Gantt, Diagrama de Red, vista Calendario, Hoja de Recursos,….), així com les taules (conjunts de camps d’informació) existents per a cada taula.
També hem vist els diferents tipus d’informes que ja porta predefinits.
Despres de fer un repàs als aspectes treballats a la darrera sessió (cicle de vida, metodologia, MSFT Process Model), hem revisat els 5 moments en la gestió d’un projecte (Inici, Planificació, Execució, Control i Seguiment i Tancament) i com encaixen amb el cicle de vida.
També hem fet, a continuació, un exercici d’identificació de tots els elements i aspectes a definir, planificar i gestionar en un projecte i hem vist com el PMI (a través del PMBOK) els agrupa en els nou àmbits o àrees de coneixement (Abast, Temps, Equip, Costos, Tercers, Riscs, Comunicació, Qualitat i Integració).
També hem introduït el concepte de stakeholder, les seves necessitats i expectatives i hem dut a terme un exercici d’identificació dels stakeholders en un projecte d’implantación d’un CRM en una empresa.
Posteriorment, hem passat a revisar els principals processos a tenir en compte i a aplicar en la gestió d’un projecte en cada moment (inici, planificació, execució, control i seguiment i tancament) i hem fet un exercici per revisar quin seria l’ordre o seqüència més lògica a l’hora de preparar els plans del projecte (primer abast,…)
I com a resum d’aquesta part tindríem el següent esquema recordatori.
A la propera sessió treballarem, entre d’altres, els processos relacionat amb la gestió de la integració del projecte, aspecte que ens ha quedat pendent avui.
Segona classe de PGPSI d'aquest segon semestre de 2009-10
Hem revisat què és un projecte, la seva definició formal i com es caracteritza un projecte (temporal, producte o servei final únic i amb una execució per fases o etapes).
Hem diferenciat projectes i operacions a les organitzacions i hem revisat tots els principals procesos relacionats amb la gestió empresarial, les operacions i els projectes (projectes, programes i gestió de la cartera de projectes)
Normalment, un projecte comporta la posta en marxa d'un sistema que s'haurà de mantenir, monitoritzar,... És a dir que comportarà la posta en marxa d'un conjunt d'operacions.
En aquest sentit, i aprofitant uns esquemes del PMI (http://www.pmi.org/) i en concret del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) i de les pràctiques de Project Portfolio Management, hem revisat la relació entre operacions i gestió de projectes i tres àmbits/nivells relacionats:
Gestió de la cartera de projectes (Portfolio Management)
Gestió del programa de projectes (Program Management)
Gestió de projectes (Project Management)
Hem fet un exercici pràctic de Cicle de Vida i hem revisat diferents exemples de metodologia com són Metrica (www.csi.map.es/csi/metrica3/index.html) i el Microsoft Solutions Framework (en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Solutions_Framework) o algunes de les guies que ACC1O (Generalitat de Catalunya) va elaborar sobre la Gestió de Projectes d'Innovació (http://www.acc10.cat/ACC1O/cat/talent-coneixement/publicacions/guies-innovacio-internacionalitzacio/gestio-projectes.jsp) o la Gestió de Projectes Europeus (http://www.acc10.cat/ACC1O/cat/talent-coneixement/publicacions/guies-innovacio-internacionalitzacio/guia_projectes_europeus.jsp)
Coneixeu recursos web,…, sobre aquests temes? Per què no els compartim amb els companys?
Dijous, 29 d’abril Gestió económica. Earned Value Management.
Dijous, 6 de maig 8. Gestió de les comunicacions
Dijous, 13 de maig 9. Gestió de la qualitat
Dijous, 20 de maig 10. Sistemes d’Informació i Organitzacions
Dijous, 27 de maig 11. Planif. SSII. Metrica.
Les 3 conferències encara no tenen data. A mesura que les coordini i acordi amb els ponents, les anem publicant.
La segona part de la sessió va consistir en fer un mapa mental de l’assignatura, on veiéssim la relació de tots els conceptes i aspectes que treballarem a PGPSI.
Per aquells que no vau poder assistir o que vulgueu tenir revisar-lo, a continuació, teniu quatre links a quatre imatges de l’esquema. Només cal que les encaixeu. (la càmara no donava per mes).
