Estos días, dadas las circunstancias derivadas de la pandemia del COVID-19, se ha incrementado el interés por el uso de las plataformas de colaboración y comunicación para facilitar el trabajo en remoto por parte de las organizaciones y los profesionales.
Entre estas plataformas, una de las más utilizadas y aplicadas, actualmente, es Microsoft Teams (dentro de Microsoft Office 365) que permite el trabajo en equipo y la comunicación y colaboración de los profesionales, a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
Microsoft dispone de una versión gratuita de Teams y, además, ha activado la opción de poder usar la versión empresarial E1 de manera gratuita durante 6 meses.
He aprovechado para recopilar un conjunto de materiales de apoyo, videos de formación y consejos y recomendaciones del trabajo en equipo "virtual" con este entorno, todos ellos elaborados y compartido por el propio Microsoft.
Los he separado entre los que están en castellano y los de inglés, confiando que puedan ser de interés.
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Recursos,
materiales y videos en castellano
Video introducción y visión general sobre Microsoft
Teams
Dentro de los servicios de "Adopción y Gestión del Cambio" (AGC) de nuestra compañía, MICProductivity, que ofrecemos a nuestros clientes para facilitar la incorporación y uso del entorno Microsoft Office 365 está la elaboración de materiales de apoyo: guías rápids, tips & tricks, faqs, videos, tutoriales,... adaptados al entorno 'particular' de la organización.
Dadas las circunstancias en las que nos encontramos (COVID-19), con muchas organizaciones incorporando estas herramientas en su día a día, de manera urgente, para facilitar el trabajo en remoto de sus organizaciones, hemos decidido compartir desde nuestros canales corporativos, diferentes guías rápidas sobre Teams, Planner, OneDrive y Skype Empresarial.
Y aprovecho mi blog personal/profesional, también, para compartirlas.
Espero que sean de interés y puedan ser útiles
Trabajo en equipo (colaboración y comunicación) con Teams (MICProductivity)
Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y aplicación de Microsoft Teams para el trabajo en equipo, la colaboración y comunicación a través de este entorno: espacios de proyectos, archivos online, mensajería instantánea, audio y videoconferencias, reuniones virtuales…
Comunicaciones eficaces con Skype empresarial (MICProductivity)
Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y trabajo con Skype Empresarial para la colaboración y comunicación a través de este entorno: mensajería instantánea, audio y videoconferencias, reuniones virtuales…
Gestión de tareas y proyectos online con Planner (MICProductivity)
Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y aplicación de Microsoft Planner para el trabajo en equipo, la colaboración y comunicación alrededor de las tareas de proyectos y grupos
Gestión de documentos online con OneDrive (MICProductivity)
Guía rápida del MICProductivity sobre el uso y aplicación de Microsoft OneDrive para el almacenamiento, edición online, compartición y gestión de los documentos y archivos de trabajo personal/profesional en las organizaciones
(Post publicado, originalmente, en mi blog profesional, www.pgpsi.com)
En mis sesiones de trabajo (talleres, formaciones,...) de adopción y gestión del cambio sobre Office 365 una de las inquietudes más habituales entre los participantes es "¿qué herramienta, tecnología o aplicación tengo que usar para...?", junto con la percepción de que "cada vez tenemos más aplicaciones y herramientas, lo que complica el día a día".
Mi respuesta es siempre la misma: "sí, tenemos más aplicaciones, lo cual es una riqueza, ya que nos permite usar la herramienta más adecuada para cada ocasión, en función del objetivo de la tarea o comunicación: teléfono, correo, chat, video conferencia, 'teams'...".
El problema es en realidad que no queremos más herramientas. Ya nos hemos acostumbrado a algunas de ellas y las hemos adoptado como nuestra herramienta general de comunicación y nos "va bien".
Y hablo, principalmente, del correo electrónico.
Pero no es cierto.
El correo sirve para lo que sirve y ya está.
Hay situaciones en que es más eficiente y ágil organizar una videoconferencia. O llevar a cabo un chat. O una llamada telefónica, por supuesto.
Si os fijáis, clasifica las diferentes tecnologías en función del ámbito de uso (individual, grupal, equipo, departamental u organizacional) y por la prioridad o inmediatez de la comunicación y colaboración.
Y a la derecha del esquema nos indica, además, las preferencia de uso en función de las diferentes generaciones de profesionales de nuestras organizaciones (desde los baby boomers hasta la Generación Z).
Y ligándolo con este aspecto, el segundo recurso o esquema en el que Avanade nos indica cuáles son las preferencias de uso de estas herramientas para cada generación:
Considero que es un análisis muy acertado en base a mi experiencia de trabajo con muchas y diversas compañías.
Aquest dilluns vaig tenir el plaer de participar en la jornada 'Les Factories del Futur. Indústria 4.0' coorganitzades entre el Centre de Formació Pràctica de Manresa (http://www.cforpra.com/) i el Centre Tecnològic ASCAMM (www.ascamm.com).
En el meu cas, la meva intervenció es va centrar en el nou món del treball, les seves necessitats i les eines d'iProductivitat que ens ajudes a ser més eficients en els diferents escenaris de comunicació, col·laboració, treball en equip, teletreball / treball en el tercer lloc,...
Després d'una ràpida introducció a aquests conceptes i necessitats vam dur a terme una demostració pràctica de treball amb la plataforma Microsoft Office 365.
Comparteixo el meu material de suport a la xerrada
Èxit total a la sessió d’aquest matí al Parc Tecnològic del Vallès (www.ptv.es) organitzada conjuntament entre el MIC Productivity (www.micproductivity.com) i Afirma Group (www.afirma.biz) sobre “Marqueting Digital i Comunicacions”.
Tal i com hem acordat, comparteixo, a través del blog el meu material de suport de la xerrada ‘Com aconseguir eficiència en les nostres comunicacions diàries’
I incloc, també, com he proposat als assistents, un material complementari sobre ‘Xarxes Socials’ i ‘Gestió eficient del correu electrònic’ per a completar el contingut.
I, finalment, volia compartir, també, com a exemple, de bones pràctiques, l’esquema conceptual/mental que vaig elaborar per a preparar la meva intervenció.
Esta tarde he tenido ocasión de impartir una ponencia sobre ‘Las tecnologías de la comunicación y la colaboración en los proyectos’ enmarcada en el ciclo de conferencias sobre ‘Gestión de Proyectos’ de las Escuelas Universitarias Gimbernat i Tomàs Cerdà (www.eug.es).
Aprovecho para compartir tanto los diferentes videos utilizados durante la sesión como el material de apoyo de la presentación.
2n esmorzar, aquest matí dins del cicle de competitivitat industrial, al Parc Tecnològic del Vallès, amb la participació del MIC Productivity, on he presentat els reptes del nou món del treball i com les organitzacions han d’afrontar aspectes com la mobilitat, la virtualitat, el teletreball o treball en itinerància o el treball amb equips distribuïts.
Podeu aconseguir el material complet de la sessió (i mes) en el meu canal de slideshare, www.slideshare.net/rcosta
I aprofito per incloure un breu resum de la xerrada.
És en castellà, doncs aprofito el document de resum que vaig preparar per una xerrada similar de fa unes setmanes.
“El entorno de trabajo de las organizaciones ha evolucionado en los últimos año hacia un mundo global, con equipos virtuales y distribuidos y basado en el trabajo en red.
Además, la movilidad de los profesionales en su día a día, ha convertido en una característica de la mayoría de los trabajadores de las empresas (además de los perfiles clásicos de ventas, comercial, consultores y trabajadores ‘de campo’), intensificándose el trabajo ‘en el tercer lugar’ (donde nos encontramos), más allá del concepto de teletrabajo.
Esto conllevará, también, cambios en el ‘lugar de trabajo’ tendiendo a unos espacios más flexibles, abiertos y con nuevas funcionalidades, pensados para poder hacer reuniones, trabajo colaborativo, videoconferencias, sesiones de creatividad, trabajo individual, lugares de descanso y recreo, despachos cerrados ‘temporales’,…
Por otro lado, el uso intensivo de las redes sociales, dentro y fuera de nuestras organizaciones modificará nuestra forma de comunicarnos y colaborar con el entorno, ya sean clientes o potenciales clientes, nuestra comunidad de usuarios, proveedores y nuestros colaboradores en las empresas.
El futuro del trabajo en nuestras organizaciones es lo que se llama ‘trabajo en enjambre’.
Todos estos cambios que podríamos poner bajo las etiquetas de "Flexible Workplace", "Mobile Worker", "Information and Knowledge Worker", "Social networking ",… llevan asociados unos retos que las compañías deben considerar y afrontar para garantizar su competitividad, eficiencia y productividad y que podemos resumir en tecnología-espacio-personas.
La manera de dirigir las personas y los equipos no se puede basar en "la visión de lo que están haciendo en el lugar de trabajo ‘sino que debe fundamentarse en el establecimiento de objetivos y métricas y el fomento de la autogestión.
Ya se ha comentado la necesidad de adaptar los espacios de trabajo en estas nuevas realidades, así como la necesidad de poner a disposición de los profesionales los equipos necesarios para trabajar con esta movilidad: portátiles, teléfonos ‘inteligentes’, conexiones 3G , sistemas de información accesibles desde fuera de la red corporativa, …
Además de las herramientas informáticas clásicas de gestión (ERP, CRM, SCM ,…), que nos ayudas a automatizar los procesos estructurados, necesitamos incorporar un conjunto de tecnologías de la iProductividad que nos hagan más eficientes a la hora de comunicar hacernos y colaborar con nuestro entorno y de gestionar y compartir la información y el conocimiento: comunicaciones unificadas, espacios y entornos colaborativos, herramientas ofimáticas, soluciones de movilidad, herramientas sociales, herramientas de búsqueda y gestión de la información y los documentos ,….
La incorporación de estas herramientas, sin embargo, no es garantía de que conseguimos mejorar nuestra productividad. Las herramientas por sí solas no garantizan esta eficiencia.
Es necesario que las acompañamos de la formación adecuada, que ponemos en marcha acciones de adopción de las mismas y de gestión del cambio y que este uso sea habitual en la cultura corporativa y alineado a las necesidades empresariales.
Finalmente, no olvidemos que todo este tipo de herramientas requieren del conocimiento de cómo utilizarlas (formación) y de cómo utilizarlas bien (buenas prácticas).
El objetivo de la sesión era hacer un repaso a todos estos conceptos y proponer una serie de buenas prácticas para poder adoptar, con las máximas garantías de éxito, estos ‘nuevos paradigmas’: gestión eficiente del correo electrónico, trabajo con calendarios compartidos , uso de herramientas de comunicación instantánea, trabajo con flujos de información, …”
I els vídeos utilitzats
I el material sobre ‘bones pràctiques en la gestió del correu electrònic”
Bajo este título y con el hashtag #byemail, esta mañana, en Foment del Treball (www.foment.es) y organizado entre Raona (www.raona.com), partner preferente del MIC Productivity y nuestro centro de innovación (www.micproductivity.com), se ha llevado a cabo esta jornada de trabajo.
La agenda de la sesión contó con la participación de Ramon Costa y Jordi Fernández, Business Productivity Advisors del MIC Productivity y de Claudi Muñoz y Magda Teruel, de Raona.
La presentación de Ramon Costa incluyó tanto una revisión de buenas prácticas en la gestión del correo electrónico para mejorar nuestra productividad, como la introducción de diferentes aplicaciones prácticas de las herramientas 2.0 (blogs, wikis, RSS, microblogging,…) en los procesos del día a día de las organizaciones.
Su última intervención, acompañado de Jordi Fernández, ha consistido en una demostración práctica de como las tecnologías de la comunicación y la colaboración pueden mejorar la eficiencia de las reuniones de trabajo
Por su parte, Magda Teruel presentó la plataforma PiuPoint, que se apoya sobre Microsoft SharePoint para dotar a las organizaciones de una red social corporativa.
Y después del descanso, su compañero Claudi Muños hizo una demostración de su aplicación en los procesos de gestión de los proyectos y la comunicación.
El pasado miércoles, organizado por el grupo de usuarios de Xing Tarragona, y en las magníficas instalaciones del Club Náutico de Cambrils, tuve ocasión de impartir la conferencia “Los retos del nuevo mundo del trabajo: movilidad, trabajo en el tercer lugar y espacios flexibles”.
Aprovecho, simplemente, para compartir el material de dicha sesión de trabajo
Hace unos días, compartía con los lectores del blog, el material de trabajo que utilicé en la presentación de la experiencia sobre “Tercer Lloc”, en el Congreso de Participación Ciudadana, en Lleida.
Os adjunto, en esta entrada, un artículo que publicó la Mañana, el pasado martes 26 de abril, titulado “Con la oficina a cuestas” y en donde se hace referencia a este concepto de “tecer lloc”, “trabajo flexible”,…
La setmana passada va veure la llum una nova guia de la col·lecció de “Guies per a la innovació i la internacionalització” d’ACC1O (www.acc10.cat), amb el títol “iProductivitat, les TIC per incrementar el rendiment de les persones” i que ha estat redactada per un servidor, Ramon Costa, i en Josep Vilalta, com a membres del MIC Productivity (www.micproductivity.com)
Aquesta guia mostra les millors formes d'aprofitar les eines tecnològiques existents, com són els espais de col·laboració, la missatgeria instantània, les solucions de mobilitat o els sistemes de cerca d'informació, per tal d'augmentar la productivitat de les persones a les empreses, tot descrivint processos, metodologies i exemples que permeten optimitzar-ne la seva gestió.
A la guia expliquem que no només cal millorar l’ús de les tecnologies sinó també humanitzar-les per a què el seu ús sigui cada cop més simple i intuïtiu.
El paper de les TIC ha estat centrat a les empreses, majoritàriament, en l’automatització i suport als processos estructurats, millorant la productivitat a les empreses. En el nou model, però, els treballadors requeriran altres eines i tecnologies que els ajudin a augmentar les seves capacitats i a ser més eficients en uns nous escenaris de treball (reunions, treball en equip, cerca i gestió de la informació, presa de decisions, comunicacions eficients, etc.). I per tant, en aquest escenari, hi tindran un paper molt important les tecnologies de la iProductivitat, complementàries als sistemes de gestió (ERP, CRM...).
Són totes aquelles eines, plataformes i solucions que estan orientades a millorar la productivitat dels professionals en els àmbits de la comunicació, el treball en equip, la col·laboració, la cerca, l’emmagatzemament i la gestió de la informació, principalment.
La guia, dividida en diferents blocs (El treballador de la Informació, les Tecnologies de la iProductivitat, Escenaris de Treball i Casos Empresarials), mostra com aprofitar les TIC per millorar la productivitat, identifica les necessitats i característiques dels anomenats treballadors de la informació, presenta les principals eines i tecnologies de la iProductivitat (comunicacions unificades, eines col·laboratives, eines web 2.0, mobilitat, etc.), analitza diferents escenaris i presenta diveros casos empresarials reals d’empreses.
Podeu obtenir una còpia de la guia en els següents enllaços:
Permitidme que aproveche un post que publiqué, ayer, en el blog corporativo del Centro de Innovación en Productividad (www.iproductividad.com), para reproducirlo en mi blog personal, de manera que tengáis acceso, también, al material, vídeos,…
Coorganizada desde el MICProductivity (www.centroproductividad.es) y la Unió Intersectorial Empresarial, UEI-cerclem(www.unioempresarial.com), en Granollers, ha tenido lugar, esta mañana, el taller para directivos “Productividad TIC para las empresas a coste cero” o como nos gusta decir desde nuestro centro de innovación: “Productivity at Low Cost”
La agenda del taller proponía a los asistentes una introducción, a cargo de Ramon Costa, Business Productivity Advisor del MICProductivity, acerca de la iProductividad y las Tecnologías de la iProductividad, para, a continuación, presentar la plataforma Microsoft Windows Live, que proporciona un conjunto de herramientas y aplicaciones, sin coste alguno, que ayudan a mejorar los aspectos de comunicación, colaboración, intercambio online de documentos, edición online,…:
Windows Live Hotmail
Microsoft Live Mail
Windows Live Messenger
Microsoft Live Writer
Microsoft SharedView
Windows Live Skydrive / Office online
…
Ramon Costa hizo una demostración práctica de estas herramientas.
Querríamos destacar, por ejemplo, el entorno skydrive que permite tener una almacenamiento online de hasta 25 Gb, sin coste alguno, y que se puede organizar con carpetas que se pueden compartir con diferentes usuarios o tenerlas públicas o privadas. Todos los documentos almacenados en estas carpetas con formato Office pueden ser editadas online, sin tener instalada las aplicaciones de Microsoft Word, Excel o Powerpoint.
Posteriormente, y después del café, el turno fue para Ivan Capo, de Ontek (www.ontek.net), quién presentó la plataforma BPOS, de productividad online de Microsoft, y que ofrece un conjunto de servicios de comunicación y colaboración, basadas en Microsoft Exchange, Microsoft Office Communicator Server, Microsoft Live Meeting y Microsoft SharePoint, bajo un dominio propio de la empresa y en modalidad de contratación por alquiler.
Ivan presentó, a través de un vídeo de Microsoft, los diferentes servicios de Microsoft Online Services para, posteriormente, hacer una demostración práctica de configuración y uso de estas aplicaciones.
A continuación, Josep M. Puigdollers y Sandra Cordne, de Dynamica, nos presentaron su caso práctico de trabajo con la herramienta, al igual que Gilbert Ezquerra, de la empresa GrupCom, nos explicó, también, su experiencia en uso de la plataforma.
Como siempre, podéis acceder a las presentaciones y el material del taller, en nuestros canales 2.0 y que reproducimos a continuación:
Esta tarde he tenido la ocasión de acompañar a nuestro director del Centro de Innovación en Productividad, Albert Esplugas, en la mesa redonda sobre experiencias de uso y aplicación de entornos colaborativos en las organizaciones, quién ha presentado nuestra plataforma de comunicación y colaboración.
La mesa redonda ha contado con la presentación de 3 experiencias:
eCatalunya, El departamento de la presidencia del Gobierno de Catalunya, a cargo de Josep Casanovas, Marta Continente, Marta Fernández, Daniel Golobart, Jordi Graells, Rosa M Martín, Héctor Puente and Lucas Ponce
La Universidad Abierta de Catalunnya (UOC), a cago de Begoña Gros y Santi Caballé
La plataforma de trabajo interna del Centro de Innovación en Productividad, a cargo de Albert Esplugas
Sota un títol semblant, he tingut ocasió de llegir un article de divulgació científica (dels que m’estic llegint per al meu doctorat) en el que els autors plantegen, d’una banda, les preguntes a respondre a l’hora de triar quines són les eines més adequades per al nostre equip de projectes i a continuació fan un repàs d’aquestes.
L’article es basa, sobretot, en un llibre “Managing Virtual Teams: Getting the Most From Wikis, Blogs, and Other Collaborative Tools”, i com us deia, presenten una classificació d’aquestes eines i donen exemples d’aplicacions disponibles i comenten algunes de les seves característiques.
En alguns casos, m’és difícil de traduïr de l’anglès al català alguna expressió, amb el risc de què sigui pitjor el remei que la malaltia, per la qual cosa, he optat per deixar la versió anglesa.
“Collaborative Software Suites”. També anomenat ‘Groupware’. Aquestes eines inclouen funcionalitats que també es troben en altres categories, com correu electrònic o xats. Algunes aplicacions anomenades en l’article són Microsoft SahrePoint, Plone, TikiWiki, Kavi,…
Eines de Comunicació. Dins d’aquesta categoria hi trobem eines de reunions, que proporcionen maneres de comunicació en temps real amb altres membre de l’equip, ja sigui per escriptura i/o veu i video, algunes inclouen ‘chat rooms’ o pissarres; eines de xat (ja sigui a través d’aplicacions client o a través de web) com per exemple, MSN Messenger, AIM, Yahoo, Skype, Trillian, Xchat, ICQ, Jabber, GAIM, WebEx, GoToMeeting, iVisit, Packard Virtual Meeting Room. Moltes d’aquestes eines permeten fer reunions online, conferències, formació,…
“Information Broadcasting”. Aplicacions que ens permeten distribuir informació cap als membres de l’equip: blocs (Blogger, TypePad, Blogware, WordPress, Movable Type, B2Evolution,…), podcasts (Audacity) i vodcasts, presentacions i Webinars
“Information Sharing”. Permeten compartir informació com calendaris, fitxers, fòrums, butlletins, aplicacions, continguts gestió de ‘workflows’,…
“Information Gathering”. Enquestes, Gestió i planificació de projectes, feedback, seguiment del temps,..
Wikis
“Push Tecnoloogies”. Dins d’aquesta classificació s’engloben totes aquelles eines que serveixen per obtenir informació de manera ‘desasistida’ com email, faxos, correus de veu, newsletters i feeds RSS. En aquest darrer cas, necessitem treballar amb algun agregador o lector RSS i haver-lo configurat.
En definitiva, tenim a la nostra disposició un conjunt ampli i variat d’eines de comunicació i suport al treball en equip quan plantegem les comunicacions en el nostre projecte. Només cal que avaluem quines necessitem i per a què.
Segur que la majoria hem sentit a parlar de les eines i tecnologies per a col·laborar i comunicar-se 'virtualment', fer reunions a través d'Internet, compartir documents 'online',... Oi que sí?
I segur que també moltes vegades heu pensat que això no pot ser, que no pot funcionar, que ....
Doncs funciona. I molt bé! I voldria posar-vos l'exemple d'avui.
Aquest matí, tot i que havia d'anar a Barcelona, per temes varis, finalment, m'he quedat treballant a casa. I tret d'anul·lar una reunió que tenia a la capital, que no era urgent i que faré el proper dilluns, he pogut fer tot el que tenia previst, treballant des de casa.
I entre les coses que he fet hi ha hagut dues reunions virtuals.
D'una banda, a les 11:00 i durant mes d'una hora he estat fent una reunió de treball amb el Responsable d'Informàtica i la Responsable de Formació de l'Hospital Comarcal d'Inca (a Palma de Mallorca), a través d'una eina de la que ja n'he parlat alguna vegada en aquest bloc, Skype.
I per la tarda, de les 15:30 fins quasi a les 17:00, i a través del Microsoft Office Communicator, primer, i del Microsoft Live Meeting, després, he estat treballant amb un company del centre, el Juanjo, compartint diferents documents 'online' i preparant una presentació per demà a un grup de socis d'ATI que visitaran el nostre Centre d'Innovació en Productivitat (http://www.centreproductivitat.cat/).
En els dos casos no he trobat a faltar per res el 'contacte físic', ja que ha sigut 'tan real i satisfactori' com si haguéssim fet les reunions físicament en el mateix lloc.
I no parlem de l'estalvi de temps en desplaçaments, per no dir la impossibilitat d'haver pogut fer aquestes dues reunions 'físicament' en tan poca estona si no hagués tingut aquestes eines.
