(artículo elaborado a partir de los contenidos de las asignaturas de "Dirección por Proyectos" de la Escuela de negocios eada y de la universidad EU Gimbernat -UAB)
La gestión de proyectos es un aspecto crucial en cualquier organización y puede adoptar dos enfoques o aproximaciones metodológica principales:
- la gestión de proyectos tradicional
- y la gestión ágil de proyectos.
Ambos enfoques
tienen sus propias características, ventajas y desventajas, y se adaptan a
diferentes tipos de proyectos y entornos.
No podemos
considerar que una sea mejor que otra, si no más o menos adecuada en función de
la naturaleza y tipo del proyecto.
Otro aspecto diferente es promover y desarrollar la mentalidad y cultura "ágil" de los equipos y la organización.
Pero ahora vamos
a centrarnos, única y exclusivamente, en la disciplina de la gestión de
proyectos.
También remarcar, antes que nada, que podemos tener proyectos que combinen la aproximación tradicional y la ágil, en diferentes momentos de su ciclo de vida.
La gestión de proyectos tradicional, también conocida como gestión de proyectos en cascada o Waterfall, es una metodología establecida donde los proyectos se ejecutan siguiendo, más o menos, un ciclo secuencial con un conjunto de etapas y fases.
Son proyectos en los que cuando se inician tenemos identificado el alcance de
estos, sabemos qué obtendremos al final y conocemos, bastante bien, como los
ejecutaremos.
Y, muy importante, no tendremos un resultado (producto, servicio, proceso,
política…) aplicable hasta que no finalicemos todo el trabajo del proyecto.
Este enfoque sigue una secuencia de iniciación, planificación, ejecución,
medición y cierre y se caracteriza por su énfasis en los procesos lineales, la
documentación, la planificación por adelantado y la priorización.
En este enfoque, el tiempo y el presupuesto son variables y los requerimientos
y alcance vienen fijados.
Ejemplos de proyectos "predictivos", en los que aplicaríamos esta
aproximación metodológica sería
- Proyectos de ingeniería industrial
- Proyectos de ingeniería civil
- En el entorno de la construcción
- En la organización de eventos
- O en proyectos con un alto componente normativo o legal que se requiera tener en cuenta durante la ejecución y avance del proyecto.
Por otro lado, la gestión ágil de proyectos es un enfoque que se basa en gran medida en el trabajo en equipo, la colaboración, las tareas y la flexibilidad para responder al cambio lo más rápido posible y está orientado a proyectos con un ciclo de vida adaptativo, como pueden ser:
- El desarrollo de productos y
aplicaciones digitales
- El desarrollo de servicios que se
irán ampliando en el tiempo
- Proyectos de innovación
- O cualquier otro proyecto en el que
no tengamos claramente definido un alcance o con incertidumbre del
resultado o de las actividades que llevaremos a cabo durante el mismo.
Esta aproximación metodológica seguirá un proceso iterativo en el que los proyectos se dividirán en ciclos (o sprints, como se les suele llamar) de menor duración y al final de los cuales o bien
- Obtendremos un resultado que ya
podremos utilizar, poner en operaciones
- O bien, nos servirán para identificar
o definir los próximos pasos a realizar
- O, incluso, para adaptar nuestro
producto a nuevas necesidades y requerimientos
A diferencia del enfoque tradicional, en un proyecto "ágil" dedicamos menos tiempo a la planificación y la priorización por adelantado, ya que esta aproximación es más flexible en cuanto a cambios respecto a los requerimientos iniciales.
En lugar de
realizar un análisis y planificación detallada al inicio del proyecto,
trabajaremos a en bucles con el objetivo de poder adaptarnos al cambio sin
demasiada fricción.
Lo que se busca con la agilidad es obtener cuanto antes un producto mínimo viable que poder presentar al cliente y luego ir trabajando con incrementos de valor en cada ciclo o iteración.
En resumen, mientras que la metodología tradicional se centra en el control y la minimización de riesgos a través de una planificación exhaustiva, la metodología ágil se centra en la adaptabilidad y la colaboración entre las personas involucradas en el proyecto.
La elección entre uno u otro enfoque dependerá, como decíamos, de la naturaleza del proyecto, sus requerimientos y el entorno en el que se desarrolla.
En resumen, mientras que la metodología tradicional se centra en el control y la minimización de riesgos a través de una planificación exhaustiva, la metodología ágil se centra en la adaptabilidad y la colaboración entre las personas involucradas en el proyecto. La elección entre uno u otro enfoque dependerá de la naturaleza del proyecto, sus requerimientos y el entorno en el que se desarrolla.
Y, sobre todo, tengamos en cuenta que la tendencia actual en las organizaciones pasa por incorporar aproximaciones metodológicas híbridas
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