Un enfoque metodológico para el apoyo a la gestión del cambio (Liderazgo y Gestión del Cambio, 2/5)

 (Contenido resumido a partir de mis materiales de formación en "Dirección de Proyectos y Gestión del Cambio en Eada Business School y las Escuelas Universitarias Gimbernat - UAB y de mi experiencia profesional en los proyectos de adopción tecnológica en MICProductivity)

Lo hemos comentado en varias ocasiones: "los cambios en las organizaciones se tienen que gestionar, pero también se deben liderar".

Y esto, también aplica, por supuesto, al proceso de cambio asociado a un proyecto con el objetivo de asegurar el éxito de este

• no solo técnicamente obteniendo un resultado acorde a las necesidades y expectativas de la organización (en este ámbito, se centran las metodologías de gestión de proyectos)
• sino también asegurando que ese resultado es adoptado, utilizado y aplicado en el día a día de los destinatarios del proyecto y, consecuentemente con los cambios en los comportamientos, rutinas y hábitos requeridos.

Al igual que en la gestión de proyectos podemos considerar metodológicas y modelos estándares para definir, planificar, monitorizar y controlar un proyecto, también podemos apoyarnos en aproximaciones metodológicas a la hora de acompañar un cambio en una entidad.

Para ello, utilizar o seguir una aproximación metodológica en un proyecto de gestión del cambio, nos ayudará a asegurar que aplicamos de manera estructurada y ordenada, todo un conjunto de técnicas, herramientas, procesos y buenas prácticas orientadas a facilitar la adopción del resultado del proyecto.

Siguiendo con el símil de los proyectos cuando planteamos la gestión de estos, podemos basarnos en la experiencia del responsable y del equipo de trabajo, en el sentido común de los mismos y/o en casos prácticos que hayamos vivido anteriormente. 

Pero también podemos tomar como referencia propuestas metodológicas que nos orientan y acompañan en la aplicación de un conjunto de procesos, técnicas, herramientas y buenas prácticas como pueden ser el PMBOK, del Project Management Institute, la metodología Prince2 o el marco de referencia Scrum, por poner 3 ejemplos.

De la misma manera, podremos aplicar diferentes modelos y marcos de referencia a la hora de gestionar el cambio en una organización (Los 8 pasos de Kotter y su evolución XLR8, el modelo de Lewin, el modelo de Kubler-Ross o el modelo ADKAR, de Prosci), asegurando que no nos olvidamos de considerar ningún aspecto clave y crítico, a la hora de definir y planificar el proceso de cambio, y también para garantizar un enfoque estructurado que nos ayude a estandarizar este tipo de actividades en nuestras organizaciones.

Tendremos que seguir un ciclo de vida en la adopción y gestión del cambio:

• Definiendo y caracterizando ese cambio
• Planificando y preparando el programa de gestión
• Acompañando a la organización y sus profesionales en todo el proceso
• Evaluando el cumplimiento del cambio e incorporando acciones de refuerzo
• Y cerrando, como tal, una vez el nuevo entorno o contexto se haya incorporado en el día a día de la compañía.

 Por una parte, tenemos que

• definir el por qué y para qué del cambio que se persigue promover en la organización
• Enumerar los beneficios que nos aportará y la razón de ser del mismo
• identificar a los profesionales y colectivos afectados por este proceso
• definir el impacto que tendrá en ellos
• comunicarles los mensajes de valor que aportará el cambio
• e involucrarlos en este proceso

Y, todo ello, alineado con la estrategia de la compañía.

Es decir, necesitamos, que los responsables de nuestra organización, áreas o departamentos lideren las iniciativas de cambio promovidas en ellos a través de la coalición de sponsorship, el colectivo de influenciadores y la red de agentes del cambio.

Pero, por otra parte, también necesitamos gestionar este proceso de cambio, elaborando y preparando todo un conjunto de planes de actuación, aplicando técnicas, recursos y buenas prácticas para llevar a cabo el trabajo relacionado con ello en un programa que incluya los ámbitos de:

• la comunicación y la participación
• la formación y el soporte
• la evaluación
• y  el sponsorship

 

Así pues, un enfoque metodológico será una garantía de que afrontamos el liderazgo y la gestión del cambio con herramientas, técnicas y buenas prácticas...

... pero no lo olvidemos ...

.. "las personas afrontamos los cambios tanto desde una óptica racional como, sobre todo, desde una dimensión emocional"