(Contenido resumido a partir de mis materiales de formación en "Dirección de Proyectos y Gestión del Cambio en Eada Business School y las Escuelas Universitarias Gimbernat - UAB y de mi experiencia profesional en los proyectos de adopción tecnológica en MICProductivity)
Lo hemos comentado en varias ocasiones: "los cambios en las organizaciones se tienen que gestionar, pero también se deben liderar".
Y esto, también aplica, por supuesto, al proceso de cambio asociado a un proyecto con el objetivo de asegurar el éxito de este
- no solo técnicamente obteniendo un
resultado acorde a las necesidades y expectativas de la organización (en
este ámbito, se centran las metodologías de gestión de proyectos)
- sino también asegurando que ese
resultado es adoptado, utilizado y aplicado en el día a día de los
destinatarios del proyecto y, consecuentemente con los cambios en los
comportamientos, rutinas y hábitos requeridos.
Al igual que en la gestión de proyectos podemos considerar metodológicas y modelos estándares para definir, planificar, monitorizar y controlar un proyecto, también podemos apoyarnos en aproximaciones metodológicas a la hora de acompañar un cambio en una entidad.
Para ello, utilizar o seguir una aproximación metodológica en un proyecto de gestión del cambio, nos ayudará a asegurar que aplicamos de manera estructurada y ordenada, todo un conjunto de técnicas, herramientas, procesos y buenas prácticas orientadas a facilitar la adopción del resultado del proyecto.
Siguiendo con el símil de los proyectos cuando planteamos la gestión de estos, podemos basarnos en la experiencia del responsable y del equipo de trabajo, en el sentido común de los mismos y/o en casos prácticos que hayamos vivido anteriormente.
Pero también
podemos tomar como referencia propuestas metodológicas que nos orientan y
acompañan en la aplicación de un conjunto de procesos, técnicas, herramientas y
buenas prácticas como pueden ser el PMBOK, del Project Management Institute, la
metodología Prince2 o el marco de referencia Scrum, por poner 3 ejemplos.
.png)
Tendremos que seguir un ciclo de vida en la adopción y gestión del cambio:
- Definiendo y caracterizando ese
cambio
- Planificando y preparando el programa
de gestión
- Acompañando a la organización y sus
profesionales en todo el proceso
- Evaluando el cumplimiento del cambio
e incorporando acciones de refuerzo
- Y cerrando, como tal, una vez el
nuevo entorno o contexto se haya incorporado en el día a día de la
compañía.
- definir el por qué y para qué del
cambio que se persigue promover en la organización
- Enumerar los beneficios que nos
aportará y la razón de ser del mismo
- identificar a los profesionales y
colectivos afectados por este proceso
- definir el impacto que tendrá en
ellos
- comunicarles los mensajes de valor
que aportará el cambio
- e involucrarlos en este proceso
Y, todo ello,
alineado con la estrategia de la compañía.
Es decir, necesitamos, que los responsables de nuestra organización, áreas o departamentos lideren las iniciativas de cambio promovidas en ellos a través de la coalición de sponsorship, el colectivo de influenciadores y la red de agentes del cambio.
- la comunicación y la participación
- la formación y el soporte
- la evaluación
- y el sponsorship
Así pues, un
enfoque metodológico será una garantía de que afrontamos el liderazgo y la gestión del cambio con herramientas, técnicas y buenas prácticas...
... pero no lo olvidemos ...
.. "las personas afrontamos los cambios tanto desde una óptica
racional como, sobre todo, desde una dimensión emocional"
