Porta22, 'the role of Project Manager'

On Monday, 27th of November, I had the chance to participate in a workshop, organized by the Porta 22 - www.porta22.com - (BarcelonaActiva) around the role of the "Project Manager".

They invited some members of the Chapter of PMI Barcelona (www.pmi-bcn.org), who presented to the assistants (more than 70) the different aspects of the Project Management 'profession'.

First of all, Marc Serer, explained them what is the Project Management International Organization, www.pmi.org, and how to become member of it.

After that, Enrique Bolon, talked about the role and work of the Project Manager at the Construction Sector.

I presented the same aspects but ivolved in the IT (Information Tecnologies) Projects, and finally, Albert Cubeles talked about the professional carreer of a Project Manager, the international certification of the PMI, the PMP credential (Project Management Professional), the way to obtain it and the options to learn the PMBOK.

In my case, I talked about different methodologies to use on the IT Projects, like Metrica and Microsoft Solutions Framework, the main obstacles Project Managers found when they manage this type of projects, and I presented, also, the most usual 'stakeholders' and 'professional roles' involved in the ICT Projects (Information and Communication Technologies).

Sobre comunicació: Blogs corporatius

Ahir, dijous vaig tenir ocasió d'assistir a una interessant taula rodona, organitzada per la Fundació Barcelona Digital (http://www.bcndigital.org) que girava al voltant dels "Blogs Corporatius".

Va tenir com a ponents a les següents persones, amb la moderació del Sr. Victor Vergés, del CIDEM:
- Sr. Enrique Dans, Instituto de Empresa (Al seu weblog fa referència a la jornada, http://www.enriquedans.com/)
- Sr. Fabian Gradolph, IBM
- Sr. Claudio Bravo, Grupo Inforpress
- Sr. Hugo Pardo, Universitat de Vic

Tots ells són actius bloggers i vam anar destacant la importància de l'ús i atenció que cal fer des de les empreses a aquests nous canals de comunicació, els weblogs, dins de la tendència anomenada "Web 2.0" en què Internet ha deixat de ser un canal d'accés a la informació, per esdevenir una "Xarxa Social" on els internautes també aporten, opinen i... condicionen.

Les seves intervencions van ser molt interessants i hi hauria molt per destacar.
En tot cas, per sort Barcelona Digital ha posat a la disposició dels internautes l'audio de la conferència: http://www.bcndigital.org/cat/n42.asp?m=4&n=2

I només per tancar aquest "post" una reflexió que jo feia ahir en veu alta, en el debat final, "Com garantim que els

blogs corporatius siguin 'creïbles', 'independents' i no estiguin 'sesgats'?

Segurament, tal i com responien els ponents, no podem ni devem d'esperar això.
Què n'opineu?

Reunió de Seguiment de Projectes

El passat mes d'abril vaig tenir ocasió de participar en el Kick-off d'un projecte europeu, Production4micro, (http://www.production4micro.net i http://ascammtraining.blogspot.com/2006_04_23_ascammtraining_archive.html) en el qual vaig assumir el lideratge d'un dels WorkPackages en què està organitzat, en concret el referent a la Formació (“Training”).

Aquest és un projecte amb una durada de 48 mesos i amb mes de 15 organitzacions participants, entre empreses, universitats i centres tecnològics.

Aquesta setmana ha tingut lloc la primera revisió del projecte, duent-se a terme, entre d'altres la reunió de “Líders de WorkPackages”, a Aachen (Alemania).

I què hem fet en aquesta reunió?

Doncs molt simple. Posar en comú l'avança de cadascun dels paquets del projecte i coordinar les accions necessàries per a reajustar la planificació en cas d'una possible desviació.

Per això, cadascun dels Responsables va exposar la siuació del treball corresponent al seu 'workpackage':
- Tasques actives, treball realitzat en els darrers 6 mesos i treball previst de realitzar en els propers 6
- fites marcades per als anteriors 6 mesos i estat de consecució i llista de fites marcades per als propers 6 i previsió de compliment
- Revisió de compliment dels “lliuraments” acordat per al primer semestre, estat de realització i en cas de no assoliment, el per què i les mesures correctores adoptades i llista de “lliuraments” a preparar per al proper semestre
- Interrelació entre els partners involucrats en cada 'workpackage'. Cal considerar que hi ha entre 5 i 10 organitzacions implicades en cada workpackge. En el meu cas, donat que la Formació és transversal, tot els partners hi estan, en major o menor mesura, involucrats.
- Incidències tècniques i organitzatives sorgides i actuacions preses.
- Altres: aspectes financers,...

És a dir, un exemple pràctic del que ha de ser una reunió de seguiment d'un projecte, en aquest cas, a nivell de Comitè de Responsables (Caps de Projetes, WP Leaders,...).

La gestión de los riesgos en un proyecto

Estos días, en las clases de la asignatura de “Planificación y Gestión de Proyectos y Sistemas Informáticos” de la UPC (Facultad de Informática de Barcelona) estamos viendo los principales aspectos relacionados con la Gestión de los Riesgos en un Proyecto.

Lo cierto es que la mayoría de las organizaciones no llevan a cabo un análisis exhaustivo y completo de los riesgos de sus proyectos y la planificación de las posibles acciones mitigadoras, planes de respuesta y de contingencia necesarios.

La mayoría de los jefes de proyecto se basan en su experiencia para prever la gestión de dichos riesgos pero sin seguir un proceso o metodología.

Pero, ¿en qué consiste la gestión de los riesgos en un proyecto? ¿qué deberíamos hacer?

Básicamente, los pasos a tener en cuenta son los siguientes:
- Planificación de la gestión de los riesgos. Consiste en decidir cómo abordar y planificar las actividades de gestión del riesgo de un proyecto, teniendo en cuenta aspectos como las políticas de gestión de riegos de la organización, roles, responsabilidades y niveles de autoridad, el WBS del proyeto,... Como resultado del trabajo, dispondremos de un Plan de Gestión de los Riesgos que contendrá la definición de la metodología de trabajo, roles y responsabilidad, presupuesto, ponderación e interpretación de los criterios de impacto, formatos de seguimiento, reuniones planificadas,...

- Identificación de los riesgos. Implica determinar cuáles son los riesgos que podrían afectar el proyecto y documentar sus características. Existen diferentes técnicas para lleva a cabo el análisis y recopilación de estos posibles riesgos y hay que tener en cuenta que existen, también, taxonomías y clasificaciones “sectoriales” de riesgos para diferentes tipos de proyectos.

- Análisis cualitativo y cuantitavio de los riesgos. Es el proceso por el cual se evalúa el impacto y la probabilidad de los riesgos identificados y la priorización de éstos, bien sea por probabilidad e impacto, según el valor estimado de la pérdida.

- Planificación de respuesta a los riesgos. Consiste en poner en marcha todas las actuaciones que aseguren que los riesgos identificados sean adecuadamente abordados, y según se haya acordado,para cada uno de ellos, si se tolera, evita o mitiga.

- Monitorización y control de los riesgos. Es un proceso continuo que se lleva a cabo durante toda la vida útil del proyecto, dando seguimiento a los indicadores y a las acciones de mitigación definidos, corrigiendo las desviaciones del plan de mitigación de los riesgos y compartiendo/comunicando toda la información para todo el proyecto.

Nada que seguramente no sepamos o hagamos, de manera intuitiva, pero que deberíamos formalizar y estandarizar.
Sólo de esta manera garantizaremos que no haya 'excesivas' sopresas durante la ejecución del proyecto.