Proverbios sobre "Project Management"

Hace unos años, tuve ocasión de participar en un seminari deo "Project Management", liderado por Ricardo Triana, un compañero de trabajo (colombiano y residente en Miami, donde teníamos la sede de la compañía.

Al final del mismo nos entregó una lista de "proverbios" sobre la dirección y gestión de proyectos.

He querido compartirla con vosotros, puesto que, como la mayoría de los "proverbios" esconden mucha sabiduría, pero sobretodo "realismo".

• El objetivo de la gerencia de proyectos cuantitativa es predecir los retrasos y los excesos de costo con suficiente antelación.
• Mientras más temprano comience a programar, más tarde terminará.
• Las mediciones son las excusas de los estudiados.
• Algunos proyectos terminan a tiempo, a pesar de las mejores prácticas en gerencia de proyecto.
• Rápido, económico, y bueno. Sólo puede escoger dos.
• El proyecto no hubiera arrancado si se hubiera dicho la verdad sobre el costo y tiempo.
• Un proyecto de dos años tomará tres; uno de tres años nunca terminará.
• Cuando el peso del papeleo del proyecto alcance al del proyecto mismo, el proyecto puede darse por completo.
• Un proyecto mal planificado tomará tres veces el tiempo esperado - uno bien planificado, sólo dos veces.
• Advertencia: las fechas en un calendario están más cerca de lo que parecen.
• Cualquier cosa que se pueda cambiar será cambiada, hasta que no quede tiempo para cambiar nada.
• Si tiene 6 meses de retraso para un hito prometido para la semana próxima, pero realmente cree que lo puede lograr, usted es un gerente de proyecto.
• Ningún proyecto jamás ha terminado a tiempo, dentro del presupuesto y satisfaciendo los requerimientos. El suyo no será el primero.
• La actividad no es un logro.
• Si no sabe como hacer una tarea, comiéncela; muy pronto, diez personas que saben menos que usted le dirán como hacerla.
• Si no planifica, no funciona. Si planifica, tampoco funciona. ¿Para qué planificar?
• La persona que pronostica que va a durar más y a costar más, es la única que tiene idea de cómo hacerlo.
• Mientras más temprano se retrase, tendrá más tiempo para recuperar el tiempo.
• Lo bueno de no planificar es que el fracaso llega como una sorpresa, en lugar de ser precedida por un período de preocupación.
• Un buen control revela los problemas temprano - lo que le deja más tiempo para preocuparse por ellos.

Una cuestión ineludible

En la edición del pasado 16 de julio de "Expansión&Empleo" (www.expansionyempleo.com), Yvonne Feltham publicaba un artículo de opinión bajo el título "Una cuestión ineludible", y resumía el contenido de la siguiente manera:

"Las empresas consideran esencial que sus empleados dominen más de un idioma, pero valoran más la capacidad de aprendizaje o de trabajo en equipo".

Esta afirmación se basa en el análisis del "Estudio sobre la identificación de los valores y las competencias demandadas por el mercado laboral a los universitarios", realizado por la Fundación Universidad Carlos III, referente a las empresas catalanas.

De este estudio se desprende que las empresas valoran más la capacidad de aprendizaje o de trabajo en equipo de los licenciados que su conocimiento de lenguas extranjeras, matizando que las multinacionales siguen considerando esencial el dominío de más una lengua.

De hecho, no es la primera vez que leo un artículo en que se destaque que las empresas persiguen que sus empleados tengan la capacidad del trabajo en equipo.

Actualmente, pocas organizaciones no contemplan esta competencia en la definición de los perfiles y puestos de trabajo de sus empleados.

Ahora bien, yo me pregunto, siendo las empresas conscientes de esta necesidad ¿están llevando a cabo las acciones necesarias para fomentar la cultura del trabajo en equipo? ¿se planifican acciones de formación y capacitación para su desarrollo? ¿existen políticas retributivas relacionadas con el desempeño de los equipos? ¿se está rompiendo la rígida estructura organizativa por una más plana?

Me gustaría pensar que sí, pero no lo tengo claro.

Y vosotros, ¿qué opináis?

Administració, Gestió o Direcció de Projectes?

El terme anglès, "Project Management" té vàries acepcions quan l'hem de "traduïr" al català.

Sovint, els anglosaxons acostumen a diferenciar project managament, project administrator o també program management.

En canvi, a les nostres organitzacions i sol haver una important confusió, sobretot entre Gestor/Cap de Projectes i Director de Projectes.

Quines són les responsabilitats de cadascuna d'aquestes figures?

Revisant el llibre "Dirección y Gestión de Proyectos. Un enfoque práctico" de l'Alberto Domingo Ajenjo (Editorial Ra-ma), trobem algunes definicions.
Per cert, us recomano el llibre.

Per una banda, l'administració de projectes es limita a l'aplicació de tècniques i eines numèriques per a planificar i organitzar la utilització i consum de recursos en un projecte. Es podria dir que és l'activitat mes comptable, i sol estar allunyada del contingut tècnic del treball a realitzar en el projecte.

Habitualment, per gestió de projectes, s'entèn la gestió d'un o mes àmbits dels proposat pel PMBO (Project Management of Knowledge) del PMI: abast, temps, recursos, costos, qualitat, equip, comunicació, riscs i adquisicions. De fet, l'ideal és que el cap de projecte gestioni la majoria d'aquests aspectes.

Ara bé, la direcció de projectes va mes enllà.
Implica activitats de major responsabilitat i que requereixen una experiència i preparació, cobrint des de la selecció i motivació de l'equip de treball, fins al seu lideratge, la presa de decisions estratègiques o la mediació dels conflictes que puguin sorgir amb els "stakeholders" del projecte.

El Director de Projectes no només ha de conèixer i saber aplicar eines i tècniques per a gestionar els àmbits del projecte, sinó que també ha de tenir les habilitats necessàries per a liderar equips de treball (treball en equip, lideratge i motivació, resolució de conflictes, presa de decisions, gestió del temps) i ha de comptar amb una visió "empresarial o organitzacional" a nivell "estratègic".

Ara bé, què tenim a les nostres organitzacions, administradors, caps o directors de projectes?
Què permetem o facilitem que hi hagi?

Bibliografia i Recursos Web

Bibliografia “Direcció de Projectes”

• James P. Lewis. Las claves de la Gestión de Proyectos.
  Ed. gestión 2000, 2004 (137 pàg.)
• Michael W. Newell. Preguntas y respuestas sobre la Gestión de Proyectos.
  Ed. Gestión 2000, 2004 (316 pág.)
• Gestión de Proyectos. “Cómo planificarlos, organizarlos y dirigirlos”.
  Antonio Drudis. Gestión 2000.
• Dirección y Gestión de Proyectos.
  Alberto Domingo Ajenjo. Editorial Ra-ma.
• 50 claves para la dirección de proyectos.
  Tom Peters. Deusto.
• Practical Project Management.
  Harvey A. Levine.
  

Recursos Web “Direcció de Projectes”

• Project Management Institute. www.pmi.org.
• AllPM. www.allpm.com
• International Institute for Learning. www.iil.com