Programes, portfoli de projectes i la seva gestió

Sovint, durant l’execució i gestió de projectes a les organitzacions, es sol parlar, també de subprojectes (terme de fàcil comprensió, oi?) i de programes o gestió del portfoli de projectes.

Repassem, breument, en aquesta nota, què entenem per aquests dos conceptes.

Un programa és un grup de projectes relacionats, la direcció dels quals es realitza de manera coordinada per obtenir beneficis i un control que no s’obtindrien si fossin dirigits de manera individual.

Els programes, a mes, poden incloure elements de treball relacionats que estan fora de l’abast dels projectes individuals.

També poden implicar una sèrie de tasques cícliques o repetitives, com per exemple, programes anuals.

Finalment, cal remarcar que a diferència de la direcció de projectes, la direcció de programes és la direcció centralitzada i coordinada d’un grup de projectes per aconseguir els objectius i beneficis estratègics del programa.

D’altra banda, el portfoli de projectes és un conjunt de projectes o programes i altres treballs, que s’agrupen per a facilitar la gestió efectiva d’aquest treball, per tal d’acomplir els objectius estratègics de negoci.

Els projectes o programes del portfoli no necessiten estar directament relacionats o per contra, ser independents. Dependrà de cada cas.

Les organitzacions gestionen els seus portfolis sobre la base de fites concretes, per tal de maximitzar el valor del portfoli avaluant amb cura els projectes i programes candidats a formar part del portfoli, això com l’exclusió d’altres.

Habitualment, els gerents i equips de direcció assumeixen la responsabilitat de la gestió del portfoli per a una organització.

I tornem al tema de sempre. La gestió de projectes va mes enllà d'alguns departament, com I+D, Enginyeria, Informàtica,... És un tema transversal a tota l'organització.

Fórum de Joves Emprenedors 2006

El Fòrum de Joves Emprenedors, organitzat per la Jove Cambra Internacional de Catalunya, és l'acadèmia de formació directiva dirigida a joves d'entre 18 i 35 anys de tot Catalunya, que en el seu entorn personal, professional i associatiu necessitin desenvolupar les seves habilitats directives i potenciar la capacitat de liderat i treball en equip.

Des de la primera edició d'any 1998, el Fòrum de Joves Emprenedors ha anat realitzant-se periòdicament, cada any a diferents poblacions de Catalunya: Cellers, Girona, Berga, Bellaterra, Falset, Cardona, Igualada, Balaguer, amb la participació de joves de tot el país.

Inspirada en les acadèmies que organitza la Jove Cambra Internacional a Suècia (JCI European Academy) i al Japó (JCI World Academy), dirigides únicament als futurs líders de les organitzacions locals i nacionals, a Catalunya, la Jove Cambra obre la possibilitat de participar a l'Acadèmia, no solament a aquelles persones destacades de la nostra organització que puguin assolir en breu un lloc de responsabilitat en l'entitat, sinó que també ens dirigim al món de la petita empresa i al gran teixit associatiu català.

Amb l'objectiu de desenvolupar les habilitats directives i potenciar la capacitat de lideratge, durant un cap de setmana els participants assisteixen a seminaris de desenvolupament personal i habilitats directives i s'experimenta el treball en equip mitjançant activitats ideades per desenvolupar habilitats directives, dots de lideratge, treball en grup i la consecució d'objectius plantejats d'acord amb els recursos disponibles.

El programa es complementa amb una conferència amb un destacat ponent i, enguany, amb el President Mundial de la Jove Cambra Internacional.

Enguany, en la seva novena edició, el Fórum es durà a terme a Castellet, organitzat per la Jove Cambra de Vilafranca, del 7 al 9 de juliol i comptarà amb la participació de destacats formadors de l'Institut de Formació de Joves Cambres de Catalunya:

- Xavier Falgar i Albert Riba: Motivació i Lideratge
- Elisa Salvador i Isabel Pascual: Direcció de Projectes
- Enric Sucarrats i Jordi Simon: Presentacions Eficaces
- Manel Taboada i Ramon Costa: Direcció d'Equips de Treball
- Innovació: Jordi Torras

Es pot trobar mes informació a:

- Jove Cambra Internacional de Catalunya
- Jove Cambra Internacional de Vilafranca

Projectes i Operacions/Processos

Un projecte es pot definir com un conjunt d’esforços, temporals, i delimitats per uns costos, uns terminis i uns objectius finals, dedicats a crear un servei o producte únic.

Si reviséssim les característiques que ha de complir un projecte, ens trobaríem amb que responen a:

• Una delimitació temporal.
• Uns objectius precisos de terminis, costos i resultats a obtenir.
• No és una acció repetitiva sinó que és una realització nova.
• Està compost per un conjunt de tasques complexes que requereixen d’un treball d’anàlisi, estudi i planificació.

Dit d'una altra manera, les principals característiques d’un projecte són la temporalitat, la consecució d’un producte o servei únic i la seva execució per fases.
Si d'altra banda, revisem les activitats que duem a terme en una organització, podríem concloure que o bé són projectes o bé són operacions. No hi ha una altra possible classificació.
D'aquesta manera, exemples de projectes serien:

• Implantació nou sistema d’informació
• Elaboració i execució campanya de comunicació i/o marketing
• Posta en marxa nova política de RRHH
• Pla de formació anual
• Disseny d’un nou producte o servei
• Prestació d’un servei post-venda
• Implantació d’un nou procés empresarial
• .....

I per contra, com operacions o processos podríem enumera, per exemple:

• Administració sistemes informació i suport usuaris
• Call Center
• Administració dels recursos humans
• Administració de les finances
• Producció en cadena
• .....

Això no vol dir que per a gestionar aquests processos o operacions, no disposem de metodologies, pràctiques o guies.

Simplement, cal dir que són diferents a les que apliquem per a la gestió dels projectes.

I segona conclusió, si bona part de les activitats que duen a terme els departaments de les organitzacions són projectes, per què aquestes no adopten metodologies de direcció de projectes per a gestionar-los?

La formació transversal

Sóc un lector habitual de “Dossier Econòmic”, el periòdic econòmic, mensual, en català.

En l’edició d’aquest mes de juny, hi ha un interessant article al voltant d’un estudi elaborat per l’Institut DEP, sobre “La formació contínua transversal a Catalunya”.

Abans que res, però, definim què s’entèn per formació transversal:
“Són totes aquelles accions formatives que generen competències comunes requerides per múltiples ocupacions, independentment del sector o empresa en què es treballi"

Per exemple:

• competències instrumentals: idomes o informàtica
• sistemas o mètodes de gestió
• habilitats personals o diretives

De l’estudi es desprèn que la formació transversal és una necessitat, segons els directius de recursos humans, però, en canvi, les empreses catalanes, es resistiesen a impartir-la entre els seus empleats.

També es constata que un 68% de les empreses enquestades ha organtizat algun curs de formació continuada de qualsevol tipus durant els darrers cinc anys, però només 1 de cada 4 ha organitzat formació transversal durant el mateix període.

Consultats els gestors de RRHH d’empreses on no s’ha fet mai cursos transversals assenyalen que el principal motiu és que no es consideren necessaris per als treballadors..

Això reflecteix, bàsicament, l’interès de les empreses per a la formació específica.
Però no és important saber treballar en equip, liderar, motivar, negociar, conèixer idiomes, informàtica,...?

No anem bé. No, senyor.